SaaS（Software as a Service，軟體即服務）已成為現代商業運營中不可或缺的核心元素。每個人、每個企業都可以簡單快速的註冊與訂閱，立即享用某項專業功能。
然而，隨著 SaaS 工具數量的迅速增加，企業也面臨一個日益突出的挑戰——「SaaS 蔓延」（SaaS Sprawl）。這種現象不僅削弱了企業的運營效率，還帶來了安全風險和財務管理的困難。
在本篇文章中，夏格飛將深入分析 SaaS 蔓延的成因、其對企業所帶來的潛在影響，以及 SaaS 未來發展的可能方向。希望藉此幫助企業更好地應對這一挑戰，並在充分利用 SaaS 優勢的同時，提升整體管理效能。
什麼是 SaaS？
SaaS 是一種軟體交付或服務模式，通過網路提供軟體應用和服務。與傳統的購買軟體授權不同，SaaS 允許用戶按需使用其功能，並根據實際使用量支付費用。這使得用戶可以更靈活地管理其支付費用，同時也簡化了安裝、配置和維護流程。
舉例來說，你現在看到一個方便好用的雲端儲存空間網站，你想要拿來存放影片。這個網站告訴你每個月支付 9.99 美金，可以享有個人 30GB 的雲端空間。你只要註冊帳號，輸入並綁定信用卡號進行訂閱，就能開始立即使用。未來這個網站每個月會自動從您的信用卡中扣除 9.99 美金，直到您取消訂閱為止。這個就是 SaaS（Software as a Service，軟體即服務）。
SaaS 蔓延是什麼？
SaaS 蔓延是指企業內使用的 SaaS 工具數量失控，導致其使用和管理變得複雜。例如，不同部門可能會各自採用不同的 SaaS 解決方案來解決相似的需求，甚至出現無人知悉或未經批准的 SaaS 工具（即所謂的影子 IT）。
為什麼 SaaS 蔓延越來越普遍？
以下幾個原因促成了 SaaS 蔓延問題的形成：
方便且易於採用：SaaS 工具普遍採用雲端技術，無需安裝即可使用。這種即開即用的特性吸引了越來越多用戶。
部門自治的增強：如今，許多部門希望掌握自己的技術決策權，導致每個部門可能會自行選擇適合自身的 SaaS 工具，而未整合進企業的整體架構。
付費門檻低：許多 SaaS 工具採取訂閱制，成本相對可控，個人或小團隊可以在未經審批的情況下快速部署。
SaaS 蔓延的負面影響
雖然 SaaS 工具確實為企業帶來了效率和靈活性，但其伴隨的蔓延現象也產生了不可忽視的負面影響。
問題一：支出不透明、冗餘工具氾濫
平均中型企業可能同時使用 100+ 種 SaaS 工具。
很多工具功能重疊，卻因部門不同而各自採購，造成資源浪費。
在經濟緊縮下，企業逐漸開始審視「每個 SaaS 工具是否真正帶來 ROI」。
問題二：使用者訓練與疲勞
每個工具都有不同介面與操作邏輯，新進員工必須花時間學習。
部門間跨工具合作反而增加溝通與資訊分散的難度。
部分員工甚至會因工具太多而「選擇性忽視」某些平台。
問題三：安全與權限管理
不同工具、不同登錄方式、權限分散，讓 IT 難以管理。
許多公司在清查時才驚訝發現「某些 SaaS 工具根本沒人在用，但仍在續費」。
國外企業的感想
Reddit 上的 sysadmin、startups、saas 討論版有大量討論表示：
「我們團隊用 Zoom、Slack、Notion、Guru、Asana、Jira、Loom，全部都要學，真的很痛苦。」
「公司花了一年才統整 SaaS 工具，最後淘汰了 1/3。」
也有許多用戶表示，他們為了解決 SaaS 過多的狀態，作了以下調整：
改用「All-in-One」平台如 Notion、ClickUp、Zoho 來統整多種功能。
建立 SaaS 資產管理制度，統一由 IT 或 Procurement 管控 SaaS 工具引入。
推動內部「使用者教育與採購評估標準」，例如「功能重疊即不准新導入」。
管理 SaaS 蔓延的策略
面對 SaaS 蔓延問題，企業需要採取有效的管理策略，確保技術資源得以充分利用。
1. 建立集中式管理
企業可以採用專門的 SaaS 管理平台（例如 Torii 或 Zylo），集中跟蹤和管理公司內所有的 SaaS 工具，以及其用戶和支出情況。這些平台還可以自動檢測「影子 IT」，幫助企業更好地控制風險。另外，採用如 Okta 等 SSO 平台總管所有員工的 SaaS 帳號也是一種選擇。
2. 制定明確的治理政策
透過技術治理政策明確規範 SaaS 工具的採用流程，例如設立批准機制或建立標準化工具清單，來協助控制 SaaS 工具的數量和類型。
3. 定期審核與優化
建立定期審計機制，篩查使用率低或已失效的 SaaS 工具，並及時停用或替換。這不僅能減少不必要的開銷，也能確保資源分配更為合理。同時，定期評估並優化已有的 SaaS 工具使用情況，以確保其符合企業需求。
未來發展
隨著技術的不斷發展和企業對數據安全和成本控制的要求越來越高，我們可以預見以下可能性：
專業化平台市場： 市場可能會出現更多專門集成多種功能的 All-in-One 平台。
整合式管理解決方案： 可能會出現更多整合式管理解決方案，包括內部開發或外部採購。
重視安全和合規性： 隨著數據安全和合規性要求的提高，企業將更加重視 SaaS 工具的安全性，並採取相應措施。
總結來說，SaaS 蔓延問題雖然可能會帶來一些挑戰，但也不可否認它是企業發展所必需的。適當的管理策略和未來發展前景將有助於解決這一問題，讓企業能夠更有效地利用 SaaS 工具帶來的便利和效率。因此，企業應該積極採取相應措施，以確保 SaaS 工具能夠成為助推企業發展的有力工具。
參考文章：
